Dieta i ryczałty wypłacane w podróży służbowej są zwolnione z podatku dochodowego i składek ZUS, o ile nie przekraczają wysokości określonych w rozporządzeniu. Wszystko, co pracodawca wypłaci ponad te kwoty, staje się dla pracownika zwykłym przychodem ze stosunku pracy i trzeba je opodatkować oraz oskładkować.

Najpierw musi to być podróż służbowa

Zwolnienie dotyczy należności z tytułu podróży służbowej, czyli wyjazdu na polecenie pracodawcy w celu wykonania zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce pracy. Jeżeli wyjazd nie spełnia tej definicji, nazwanie go „delegacją” niczego nie zmienia.

Z perspektywy pracodawcy oznacza to dwa obowiązki: wystawić polecenie wyjazdu przed podróżą i przyjąć od pracownika rachunek kosztów, który ten składa w ciągu 14 dni od zakończenia podróży. Bez tych dokumentów trudno wykazać, że wypłacone kwoty są świadczeniami zwolnionymi.

Które świadczenia korzystają ze zwolnienia

Za granicą zasada jest identyczna, tylko kwoty zależą od państwa. W USA dieta wynosi 59 USD, a ryczałt za nocleg 50 USD (25% limitu 200 USD). Do tych wysokości wypłaty są zwolnione.

Wyższa dieta w regulaminie — co z nadwyżką

Pracodawca spoza sfery budżetowej może w regulaminie ustalić korzystniejsze dla pracowników zasady, np. własną, wyższą dietę. Nie ma przeszkód, by ją wypłacać, ale zwolnienie obejmuje tylko część do wysokości z rozporządzenia.

Przykład: regulamin przewiduje dietę 60 zł za dobę. Pracownik był w trzydniowej podróży krajowej i otrzymał 3 × 60 zł = 180 zł. Zwolnione jest 3 × 45 zł = 135 zł, a nadwyżka 45 zł trafia do przychodu i podlega PIT oraz składkom.

To samo dotyczy kilometrówki. Jeżeli firma płaci 1,30 zł za kilometr, a pracownik przejechał 500 km, wypłata wynosi 650 zł. Do stawki 1,15 zł zwolnione jest 575 zł, a 75 zł nadwyżki jest przychodem pracownika. Przy rozbijaniu takich wypłat na część zwolnioną i opodatkowaną pomagają kalkulatory delegacji i wynagrodzeń, które pokazują kwoty zgodne z rozporządzeniem dla każdej pozycji.

Typowe ryzyka po stronie pracodawcy

• Wypłata diety za wyjazd do miejscowości, w której pracownik mieszka — dieta w takiej sytuacji nie przysługuje.
• Niepobranie potrąceń za zapewnione posiłki, przez co wypłacona dieta przekracza należną kwotę.
• Ryczałt na dojazdy wypłacany pracownikowi jadącemu prywatnym autem rozliczanym kilometrówką.
• Brak zgody na użycie prywatnego samochodu w poleceniu wyjazdu.
• Ryczałt za nocleg przy noclegu, który był dla pracownika bezpłatny.

W każdym z tych przypadków część wypłaty traci charakter świadczenia zwolnionego. Problem zwykle nie wynika ze złej woli, tylko z uproszczeń: kadry wypłacają „standardową” kwotę za każdy wyjazd, nie sprawdzając godzin, posiłków ani środka transportu. Przy kilkudziesięciu delegacjach w roku takie drobne różnice sumują się w kwotę, której nie da się już wyjaśnić jednym zdaniem w protokole. Przy kontroli może to oznaczać zaległy podatek i składki wraz z odsetkami.

Gdzie szukać podstawy

Wysokość diet, ryczałtów i limitów, do których obowiązuje zwolnienie, określa rozporządzenie w sprawie należności z tytułu podróży służbowej. Stawki kilometrówki wynikają z osobnego rozporządzenia dotyczącego używania pojazdów do celów służbowych.

Najbezpieczniejsze rozwiązanie dla działu płac to rozliczanie każdej delegacji w dwóch kolumnach: kwota należna według rozporządzenia i kwota faktycznie wypłacona. Różnica od razu pokazuje, co trzeba doliczyć do przychodu w liście płac za dany miesiąc, i pozwala uniknąć korekt deklaracji po fakcie.